Mais que uma simples lista de verificação, mais que um mero fluxograma, e muito mais que um singelo documento escrito. O procedimento operacional padrão (POP) – também conhecido como Instrução de Trabalho (IT) – é um importante e essencial documento utilizado para desenvolver a qualidade de um processo empresarial.
Neste artigo, você irá entender o que é e do que se trata um procedimento operacional padrão – o POP, pra que ele serve e quais são seus objetivos, além de compreender quais as razões que geram a necessidade de implantá-lo – já que não necessariamente todos os processos de uma empresa devem ter um.
POP: o que é e qual seu objetivo?
O procedimento operacional padrão é um documento que visa informar a todo colaborador a forma de operação de um processo em particular, seja ele produtivo ou administrativo. Este procedimento deve fazer parte do sistema de gerenciamento da qualidade da companhia, e nele devem constar informações como: do que se trata este processo, quem é o responsável por cada tarefa, onde ela deve ser feita, e como ela deve ser executada.
Seu objetivo é garantir a qualidade do produto por meio da padronização do modo de operação de seu processo. Isto é, um processo estável e controlado independentemente de quem o opera permite uma gestão muito mais eficiente e produtiva, menores necessidades de estoque, maior confiabilidade no cumprimento dos prazos de produção, e por fim, em um produto com qualidade uniformizada.
POP: pra que ele serve?
Para transparecer todo o funcionamento do processo: um documento padrão que revela para qualquer colaborador o modus operandi de um processo possibilita que: mantenedores ou projetistas possam aproveitar destas informações para realizar suas tarefas com maior precisão; funcionários logísticos podem conferir e discutir quais as melhores maneiras de abastecer e recolher materiais deste processo; colaboradores da produção e qualidade possam intervir para a solução de problemas inesperados com mais agilidade e prontidão.
Para treinar novos e atuais colaboradores: uma empresa que tem um turnover muito alto, ou seja, com uma rotatividade de funcionários maior que o normal, pode efetuar seu treinamento para estes novos integrantes de uma maneira rápida e produtiva. Vale ressaltar também que a instrução de trabalho de um processo não deve necessariamente ser utilizada para treinamento de somente funcionários ingressantes. Treinar periodicamente os atuais colaboradores de um processo permite que determinadas tarefas e informações não se percam no caminho.
Para auditar o processo e verificar não conformidades: a auditoria serve para assegurar que o processo esteja sendo operado conforme sua respectiva instrução de trabalho – ou procedimento operacional. Para ela se tornar possível é imprescindível ter em mãos um documento informativo que revele como deveria ser o sistema de operação. É por meio deste documento que a auditoria consegue ser eficaz e encontrar não conformidades, que posteriormente são resolvidas elevando assim continuamente o desempenho do processo.
Para assegurar a qualidade do produto pelo processo: o controle de produto não é mais visto com bons olhos já faz tempo: ele não garante a qualidade do material, já que somente o inspeciona; ele necessita de altos custos com mão de obra; ele exige espaços e até pátios reservados para inspeção, e por aí vai. Para impedir estes desperdícios, o procedimento operacional padrão é uma ótima ferramenta para auxiliar então o controle do processo, já que é através dele que a garantia da qualidade de um produto é satisfeita.
Para controlar cada novo desempenho alcançado: uma nova performance conquistada precisa ser diariamente executada, não é verdade? Não basta resolver problemas em um processo ou mesmo implantar melhorias para elevar seu desempenho se não certificar que ele realmente irá funcionar futuramente desta forma. Para atender esta questão, o emprego de um POP é uma excelente opção. Com ele e suas contínuas revisões, o processo pode então operar com estabilidade e com a segurança de que cada novo desempenho será respeitado.
Como identificar processos críticos que exigem POP?
Como vimos até aqui, o POP é uma ótima maneira de desenvolver a qualidade de um processo, contudo, isto não é motivo para que ele seja empregado em todos eles. Veja bem, seria realmente necessário desenvolver uma instrução de trabalho em processos que não sejam críticos e nem exijam um nível de detalhe elevado, como: o modo de vestir um uniforme e a forma de lavar uma louça?
Muito provavelmente não, não é mesmo? Isto acontece porque a instrução de trabalho é uma das ferramentas do sistema de gerenciamento da qualidade da organização. Para identificar com antecedência os reais processos que exigem um POP a tarefa de mapear o fluxo de valor em todo o processo corporativo é a solução.
Lembra-se daquela regrinha de Pareto, o 80-20? Então, podemos concluir que em média é apenas cerca de 20% dos processos de uma companhia que correspondem a 80% do nível de criticidade e exigência de maior gestão e controle. Ou seja, aplicar o POP em todos os processos de modo aleatório não deixa de ser um desperdício.
Fluxograma e 5W1H: as ferramentas usadas para estruturar um POP.
A estrutura do POP veio mudando ao longo dos anos: de longos textos de difícil interpretação para a ilustração gráfica e sequencial por meio de fluxogramas e da ferramenta 5W1H. Inclusive, nos dias de hoje já não é tão difícil encontrar POP em formato de vídeo-aulas. Afinal de contas, escrever um livro para explicar o funcionamento de um processo para um funcionário não é nem um pouco viável, certo?
O fluxograma permite transparecer uma ilustração clara e objetiva das etapas de entrada, transformação e saída de um processo, enquanto que a ferramenta 5W1H (what, why, where, when, who, how) busca auxiliar seu próprio desenvolvimento, com informações que respondam as perguntas: qual é o processo, por que ele é feito, onde é feito, quando é realizado, quem é o responsável e como funciona a operação.
Até o próximo,
