A Uefa Champions League – ou Liga dos Campões – é um torneio de futebol europeu que movimenta milhões de euros todos os anos com seus fantásticos jogos de futebol. Independente se você é ou não fã deste esporte, duvido que não se encantaria com uma partida; que não oferece apenas uma disputa em campo entre dois times, mas um glamoroso espetáculo. E isto já começa muito antes da bola começar a rolar…
A abertura e até mesmo o fechamento de um jogo da Champions League é altamente envolvente com seus tons musicais e a sua padronizada sequência de atividades dentro e fora de campo que contemplam todo o espetáculo, sendo muito bem utilizada para entreter e interagir toda a torcida dentro – e fora – do estádio antes mesmo do jogo realmente começar.
Como você sabe não estamos aqui para falar de futebol. Vamos falar em como usar destes mesmos princípios de comunicação para interagir e manter constantemente engajado todos os responsáveis pelo desenvolvimento de um projeto de melhoria na sua empresa antes mesmo dele começar. Assim como a Liga dos Campões tem seu processo de comunicação com seus demais responsáveis e torcedores; um Projeto de Melhoria também deve ter com todos os seus integrantes.
Definição da Equipe
Como já tínhamos visto lá no artigo da semana passada (para lê-lo clique aqui), um escopo de projeto de melhoria geralmente contém apenas os nomes dos principais responsáveis que deverão participar do projeto. Isto ocorre, na maioria das ocasiões, por causa da solicitação do termo de abertura do projeto – ou project charter – ser apenas solicitada para entrar no processo de triagem e seleção de projetos da empresa, muitas vezes escolhidos pela própria gerência ou direção somente algum tempo depois.
Assim que um projeto de melhoria é aprovado para seguir adiante, o responsável pela elaboração de seu escopo deve definir se haverá necessidade de inserir outros membros que deverão também participar do desenvolvimento do projeto, seja tanto aqueles para responder a tarefas quanto outros que deverão apenas ser informados de seu progresso, de forma que ao final desta etapa toda a equipe responsável esteja formada.
Posteriormente, um ponto essencial depois desta definição é reunir todos os integrantes para apresentar-lhes por fim as regras e diretrizes, e o escopo do projeto; além de definir em conjunto as atribuições de responsabilidades que cada membro deverá possuir.
Apresentação das Diretrizes
A finalidade em suma deste campo é informar de maneira sucinta e completa quais as regras que deverão ser seguidas. Aqui, o líder – ou responsável – pelo projeto, que é muitas vezes o próprio Green Belt da área, poderá informar a todos os integrantes do projeto quais as regras de conduta e comportamento necessárias em reuniões, as regras de segurança nos locais de trabalho que contemplem o projeto, os prazos definidos para responder e-mails e confirmar participações em reuniões, a quem deverão tirar dúvidas específicas, e demais itens que forem necessários.
Depois de passar por esta parte que muitos consideram chata – mas essencial para reforçar o compromisso e responsabilidade de cada membro –, o líder pode por fim apresentar o escopo do projeto.
Apresentação do Escopo
Você já ouviu falar da relação RQA? Em que o Resultado do projeto é decorrente da multiplicação da Qualidade da solução vezes a Aceitação da solução por seus integrantes? Então, aqui não basta ter o melhor escopo do mundo; saber apresentá-lo da melhor forma possível de modo completo e objetivo aos seus demais integrantes. Também é de vital importância que estes se sintam envolvidos e animados em alcançar as metas propostas.
Um ponto legal aqui também seria se o responsável pelo projeto conseguisse trazer para a reunião seu próprio patrocinador – ou sponsor –, para informar ao final da apresentação do escopo a importância de alcançar as metas propostas neste projeto para aumentar a competitividade da empresa em tal área e assim conseguir conquistar ou fidelizar tais clientes, por exemplo. Esta simples oratória poderá ajudar bastante a incentivar a responsabilidade e o compromisso na resolução de tarefas que cada membro possuirá.
Agora, depois de apresentar o projeto, pode enfim ser definido quais os meios de comunicação do projeto e quais as responsabilidades que cada funcionário deverá ter.
Plano de Comunicação
Com base no cronograma das tarefas necessárias para a execução do projeto ao longo do tempo, já elaborado e apresentado em seu escopo, a criação de novas colunas pode ajudar a detalhar as responsabilidades de cada integrante.
Para saber qual função cada membro deverá ter por tarefa, o líder do projeto pode se fundamentar na tabela RACI, que busca atribuir à responsabilidade de cada encargo a quem são os Responsáveis por sua execução e Avaliação, além de quem deverá antes ser Consultado e Informado.
Além disto, os canais de comunicação também devem ser definidos em equipe de forma que o fluxo de informações seja o mais eficaz possível durante todo o decorrer do projeto. Os meios de comunicação mais comuns seriam através e-mails, pôsteres, reuniões informais, reuniões formais, dentre outros.
Confraternização
E por fim, ao final desta primeira reunião formalizada do projeto, a fim de incentivar ainda mais a participar e envolvimento de toda a equipe, o tradicional comes e bebes pode ajudar!
Até o próximo!
Abraços,
